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Dejar tu bandeja de correo a cero y otros placeres de la vida

[:es]

¿Cuánto hace que no ves tu bandeja de correo electrónico vacía? Dejar tu bandeja de correo a cero y otros placeres de la vida, no se aprecian hasta que no los vives por ti mismo.

Seguro que habrás escuchado mil veces aquello de “Inbox Zero”, o la importancia de gestionar todos nuestros mensajes de correo para ser más productivos. Pero tú, que eres un romántico, a pesar de que sueñas en silencio con ser eficiente y organizado vas acumulando decenas (y centenas, lo sé…) de correos que en el fondo sabes que no te sirven para nada.

¿No te apetece saber qué se siente siendo productivo?

Aunque te parezca imposible, con un pelín de disciplina puedes comenzar con uno de los retos de la gente productiva: limpiar tu bandeja de correo. ¿Quieres comprobar si eres capaz de hacerlo?

 

Trabajo previo: desatascando el baúl de los recuerdos (¡uuuuh!)

Antes de nada, tienes que concienciarte de que si no has ido haciendo esta tarea de forma periódica, recuperar el trabajo atrasado te tomará algo de tiempo.

Según el volumen de mails antiguos que hayas acumulado, tu eficiencia para ir gestionando, y lo dispuesto que estés a deshacerte de mensajes antiguos de forma rápida sin romanticismos, el proceso te puede tomar desde una hora, hasta una eternidad si empiezas a mirar y releer mensajes de hace meses (e incluso años…)

Bandeja a 0

Si tienes correos desde el principio de los tiempos, mi recomendación para que lo hagas lo más rápido posible es crear carpetas de cada año (“2009”, “2010”, “2011”…), y que coloques ahí sin mayores miramientos los correos que tengas de esas fechas.

Ya un día que te aburras mucho (pero mucho…), tendrás ocasión de ir limpiando el baúl de los recuerdos y decidiendo qué te interesa conservar.

Otra opción, más práctica y menos romántica, es la que yo llamo “la teoría del año”, que viene a ser la consideración de “si no me ha hecho falta en un año, puedo prescindir de ello”.

 

¿Cómo dejar a cero tu bandeja de correo electrónico?  

Bien, una vez que ya hemos archivado los correos del Pleistoceno, tenemos ahí nuestra bandeja de entrada con los mensajes más o menos actuales que hemos ido acumulando. ¿Qué hacemos ahora para que desaparezcan de ahí?

Puedes clasificar tus correos en estos 3 grupos:

  • No sirven: Eliminarlos.
  • Requieren que haga algo: Incluirlo en una carpeta como tareas pendientes, e ir haciéndolas.
  • No requieren que haga nada, pero pueden servirme: Archivarlos.

Lo ideal es que dentro de los que desees archivar los clasifiques en distintas categorías, para que te sea más fácil localizar la información, y lo tengas todo más organizado.

Mi gestor favorito para el correo electrónico es sin duda GMail, ya que te permite aplicar filtros y automatizar la clasificación para que los correos entrantes se vayan colocando de forma automática en la carpeta que le corresponde. Si utilizas Hotmail u otro cliente, encontrarás funciones similares, aunque no tan cómodas, para mi gusto.

Ser más productivo

Si quieres saber cómo utilizar los filtros y separar en carpetas tus mensajes, puedes consultar Cómo utilizar los filtros de GMail para dejar de ser esclavo de tu correo. Lo más recomendable es tener el mínimo de categorías posible, e ir vaciando las carpetas periódicamente.

Respecto a los correos que requieren una acción por tu parte, reproduzco un consejo que me dieron hace un tiempo y que me ha funcionado bastante bien: “si te va a llevar menos de 2 minutos hacerlo, no lo pospongas, hazlo en el momento“. No imaginas la liberación que supone para nuestra “memoria RAM” el deshacerse al instante de esas pequeñas tareas que luego siempre nos hacen sentir que tenemos algo pendiente.

Si acabas de volver de vacaciones, es un buen momento para que hagas análisis de conciencia y de bandeja de correo y te dispongas a empezar el nuevo curso con menos lastre en tu ordenador.

¿Te animas a conseguir el Inbox Zero?

 

Imagen | David Lima Cohen / donovanbeeson / kohmanyuk

Digiworks | Apps imprescindibles para emprendedores eficientes (II) [:en]

Inbox Zero

¿Cuánto hace que no ves tu bandeja de correo electrónico vacía? Dejar tu bandeja de correo a cero y otros placeres de la vida, no se aprecian hasta que no los vives por ti mismo.

Seguro que habrás escuchado mil veces aquello de “Inbox Zero”, o la importancia de gestionar todos nuestros mensajes de correo para ser más productivos. Pero tú, que eres un romántico, a pesar de que sueñas en silencio con ser eficiente y organizado vas acumulando decenas (y centenas, lo sé…) de correos que en el fondo sabes que no te sirven para nada.

¿No te apetece saber qué se siente siendo productivo?

Aunque te parezca imposible, con un pelín de disciplina puedes comenzar con uno de los retos de la gente productiva: limpiar tu bandeja de correo. ¿Quieres comprobar si eres capaz de hacerlo?

 

Trabajo previo: desatascando el baúl de los recuerdos (¡uuuuh!)

Antes de nada, tienes que concienciarte de que si no has ido haciendo esta tarea de forma periódica, recuperar el trabajo atrasado te tomará algo de tiempo.

Según el volumen de mails antiguos que hayas acumulado, tu eficiencia para ir gestionando, y lo dispuesto que estés a deshacerte de mensajes antiguos de forma rápida sin romanticismos, el proceso te puede tomar desde una hora, hasta una eternidad si empiezas a mirar y releer mensajes de hace meses (e incluso años…)

Bandeja a 0

Si tienes correos desde el principio de los tiempos, mi recomendación para que lo hagas lo más rápido posible es crear carpetas de cada año (“2009”, “2010”, “2011”…), y que coloques ahí sin mayores miramientos los correos que tengas de esas fechas.

Ya un día que te aburras mucho (pero mucho…), tendrás ocasión de ir limpiando el baúl de los recuerdos y decidiendo qué te interesa conservar.

Otra opción, más práctica y menos romántica, es la que yo llamo “la teoría del año”, que viene a ser la consideración de “si no me ha hecho falta en un año, puedo prescindir de ello”.

 

¿Cómo dejar a cero tu bandeja de correo electrónico?  

Bien, una vez que ya hemos archivado los correos del Pleistoceno, tenemos ahí nuestra bandeja de entrada con los mensajes más o menos actuales que hemos ido acumulando. ¿Qué hacemos ahora para que desaparezcan de ahí?

Puedes clasificar tus correos en estos 3 grupos:

  • No sirven: Eliminarlos.
  • Requieren que haga algo: Incluirlo en una carpeta como tareas pendientes, e ir haciéndolas.
  • No requieren que haga nada, pero pueden servirme: Archivarlos.

Lo ideal es que dentro de los que desees archivar los clasifiques en distintas categorías, para que te sea más fácil localizar la información, y lo tengas todo más organizado.

Mi gestor favorito para el correo electrónico es sin duda GMail, ya que te permite aplicar filtros y automatizar la clasificación para que los correos entrantes se vayan colocando de forma automática en la carpeta que le corresponde. Si utilizas Hotmail u otro cliente, encontrarás funciones similares, aunque no tan cómodas, para mi gusto.

Ser más productivo

Si quieres saber cómo utilizar los filtros y separar en carpetas tus mensajes, puedes consultar Cómo utilizar los filtros de GMail para dejar de ser esclavo de tu correo. Lo más recomendable es tener el mínimo de categorías posible, e ir vaciando las carpetas periódicamente.

Respecto a los correos que requieren una acción por tu parte, reproduzco un consejo que me dieron hace un tiempo y que me ha funcionado bastante bien: “si te va a llevar menos de 2 minutos hacerlo, no lo pospongas, hazlo en el momento“. No imaginas la liberación que supone para nuestra “memoria RAM” el deshacerse al instante de esas pequeñas tareas que luego siempre nos hacen sentir que tenemos algo pendiente.

Si acabas de volver de vacaciones, es un buen momento para que hagas análisis de conciencia y de bandeja de correo y te dispongas a empezar el nuevo curso con menos lastre en tu ordenador.

¿Te animas a conseguir el Inbox Zero?

 

Imagen | David Lima Cohen / donovanbeeson / kohmanyuk

Digiworks | Apps imprescindibles para emprendedores eficientes (II) [:nl]

Inbox Zero

¿Cuánto hace que no ves tu bandeja de correo electrónico vacía? Dejar tu bandeja de correo a cero y otros placeres de la vida, no se aprecian hasta que no los vives por ti mismo.

Seguro que habrás escuchado mil veces aquello de “Inbox Zero”, o la importancia de gestionar todos nuestros mensajes de correo para ser más productivos. Pero tú, que eres un romántico, a pesar de que sueñas en silencio con ser eficiente y organizado vas acumulando decenas (y centenas, lo sé…) de correos que en el fondo sabes que no te sirven para nada.

¿No te apetece saber qué se siente siendo productivo?

Aunque te parezca imposible, con un pelín de disciplina puedes comenzar con uno de los retos de la gente productiva: limpiar tu bandeja de correo. ¿Quieres comprobar si eres capaz de hacerlo?

 

Trabajo previo: desatascando el baúl de los recuerdos (¡uuuuh!)

Antes de nada, tienes que concienciarte de que si no has ido haciendo esta tarea de forma periódica, recuperar el trabajo atrasado te tomará algo de tiempo.

Según el volumen de mails antiguos que hayas acumulado, tu eficiencia para ir gestionando, y lo dispuesto que estés a deshacerte de mensajes antiguos de forma rápida sin romanticismos, el proceso te puede tomar desde una hora, hasta una eternidad si empiezas a mirar y releer mensajes de hace meses (e incluso años…)

Bandeja a 0

Si tienes correos desde el principio de los tiempos, mi recomendación para que lo hagas lo más rápido posible es crear carpetas de cada año (“2009”, “2010”, “2011”…), y que coloques ahí sin mayores miramientos los correos que tengas de esas fechas.

Ya un día que te aburras mucho (pero mucho…), tendrás ocasión de ir limpiando el baúl de los recuerdos y decidiendo qué te interesa conservar.

Otra opción, más práctica y menos romántica, es la que yo llamo “la teoría del año”, que viene a ser la consideración de “si no me ha hecho falta en un año, puedo prescindir de ello”.

 

¿Cómo dejar a cero tu bandeja de correo electrónico?  

Bien, una vez que ya hemos archivado los correos del Pleistoceno, tenemos ahí nuestra bandeja de entrada con los mensajes más o menos actuales que hemos ido acumulando. ¿Qué hacemos ahora para que desaparezcan de ahí?

Puedes clasificar tus correos en estos 3 grupos:

  • No sirven: Eliminarlos.
  • Requieren que haga algo: Incluirlo en una carpeta como tareas pendientes, e ir haciéndolas.
  • No requieren que haga nada, pero pueden servirme: Archivarlos.

Lo ideal es que dentro de los que desees archivar los clasifiques en distintas categorías, para que te sea más fácil localizar la información, y lo tengas todo más organizado.

Mi gestor favorito para el correo electrónico es sin duda GMail, ya que te permite aplicar filtros y automatizar la clasificación para que los correos entrantes se vayan colocando de forma automática en la carpeta que le corresponde. Si utilizas Hotmail u otro cliente, encontrarás funciones similares, aunque no tan cómodas, para mi gusto.

Ser más productivo

Si quieres saber cómo utilizar los filtros y separar en carpetas tus mensajes, puedes consultar Cómo utilizar los filtros de GMail para dejar de ser esclavo de tu correo. Lo más recomendable es tener el mínimo de categorías posible, e ir vaciando las carpetas periódicamente.

Respecto a los correos que requieren una acción por tu parte, reproduzco un consejo que me dieron hace un tiempo y que me ha funcionado bastante bien: “si te va a llevar menos de 2 minutos hacerlo, no lo pospongas, hazlo en el momento“. No imaginas la liberación que supone para nuestra “memoria RAM” el deshacerse al instante de esas pequeñas tareas que luego siempre nos hacen sentir que tenemos algo pendiente.

Si acabas de volver de vacaciones, es un buen momento para que hagas análisis de conciencia y de bandeja de correo y te dispongas a empezar el nuevo curso con menos lastre en tu ordenador.

¿Te animas a conseguir el Inbox Zero?

 

Imagen | David Lima Cohen / donovanbeeson / kohmanyuk

Digiworks | Apps imprescindibles para emprendedores eficientes (II) [:]

Cómo utilizar los filtros de GMail para dejar de ser esclavo de tu correo

Uno de los principales ladrones de tiempo que todos padecemos es el aluvión de e-mails que diariamente se amontonan en nuestra bandeja de entrada. Por ello, hoy vamos a centrarnos en Cómo utilizar los filtros de GMail para dejar de ser esclavo de tu correo.

Si hay algo que no soporto de las nuevas tecnologías, es la habilidad que tienen para absorbernos y hacernos perder el tiempo. Sobre todo si tenemos que trabajar frente a un ordenador, es fundamental que sepamos separar dónde termina el uso justificado de ordenador, correo, redes sociales, etcétera, de dónde los utilizamos indiscriminadamente como vía de escape de nuestros quehaceres.

Paso 1: Reconocerlo (más…)

Encuentra fácilmente tus emails usando los Tags

Tips para usuarios MAC, aplicación MAIL

Para muchos la aplicación MAIL es la aplicación indispensable y más usado, pero claro ¿cómo podemos encontrar rápidamente el email deseado entre los miles de emails que tienes archivado? La solución es fácil y rápida, usando TAGS en el buscador de mails.

caja de búsquedaPuedes usar TAGS en el campo del buscador para limitar los resultados y así obtener resultados mas rápidos y precisos. Por ejemplo, en vez de usar el texto “renting coche” puedes usar el mismo texto pero añadiendo parte de la dirección email del receptor, quedando el texto final así: “renting coche to:info@banco“.

Estas son las tags que se puede usar en la aplicación Mail del MacOSX son:

  • from
  • to
  • subject
  • date

¡Y también se puede combinar!

Prueba, prueba… ya verás como pronto te acostumbrarás a usar tags a diario.