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Toda empresa requiere de una adecuada y eficiente gestión documental. En la actualidad, son muchas las organizaciones que emplean distintos sistemas de almacenamiento en la nube para guardar sus archivos, desde servidores propios a otras soluciones de las que hemos hablado en anteriores posts, como Dropbox, Box o Skydrive.

El problema que muchas veces surge al emplear diversas plataformas reside a la hora de compartir información o trabajar de forma colaborativa con distintos miembros del equipo de trabajo. Para ello, una buena alternativa (y además, gratuita) es Google Drive como sistema de gestión documental para empresas.

Google Drive nos permite acceder a todo tipo de archivos de la empresa con los que queramos trabajar desde una única plataforma, manteniendo en la nube una versión común sincronizada en todos los dispositivos. Incluso sin tener instalado el programa en que se ha guardado el fichero, Google Drive nos permite acceder a él, editarlo, guardarlo y compartirlo.

 

Cómo utilizar Google Drive en la empresa

Google Drive es una de las herramientas que mejor nos permite optimizar recursos en una empresa. Con Google Drive podemos trabajar de forma conjunta con documentos en común entre distintos miembros del equipo.

Para comenzar a utilizarlo, simplemente debemos darnos de alta en los servicios de Google, y obtendremos 15 GB de almacenamiento en la nube de forma gratuita, ampliables si lo deseamos a 100 GB por 5$/mes, 200 GB por 10$/mes, y así sucesivamente hasta 16 Terabytes.

Google Drive Gestion documental

A la hora de situar y organizar nuestros archivos, en Drive tenemos la opción de crear el fichero directamente desde la plataforma (documentos de texto, hojas de cálculo, formularios, presentaciones, hojas de cálculo, etc.), o bien de exportar los que ya tengamos en nuestro disco duro y deseemos subir a la nube, pudiendo mantener su formato original o convertirlo a formato editable de Drive.

Además, desde hace un par de semanas Google Drive ofrece a los usuarios la función de escaneo, que desde nuestro Smartphone Android nos permite guardar cualquier imagen (pensemos por ejemplo en tarjetas de visita) y archivarla en formato pdf, para posteriormente recuperar la información mediante su reconocimiento de caracteres.

De esta manera, Google Drive nos facilita la búsqueda rápida de archivos, al reconocer objetos en las imágenes y texto en los documentos que hemos escaneado.

 

Exprimir Google Drive para el trabajo colaborativo

Desde el momento en que incorporamos nuestros archivos y empezamos a funcionar en Google Drive, ya podemos tener en un mismo lugar clasificados todos los archivos que necesitemos de la empresa, accesibles desde cualquier dispositivo y lugar, y sincronizado automáticamente cada vez que uno de los miembros lo modifique.

Google Drive nos permite trabajar directamente en la nube, con multitud de tipos de archivos diferentes, y también es posible instalarlo en nuestros dispositivos y poder almacenar el contenido para acceder offline.

Del mismo modo, podemos establecer la visibilidad de nuestros archivos, señalando cuáles deseamos compartir con otros miembros del equipo y cuáles son privados. Desde el comando “Compartir con…” podemos seleccionar directamente aquellas personas a quienes deseamos invitar a acceder y editar de forma conjunta el fichero.

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Un año después de su lanzamiento, vemos cómo una aplicación gratuita se convierte una vez más de manos de Google en un gran apoyo para la gestión diaria de pymes y autónomos, además de particulares.

Google Drive es sin duda una excelente opción para poder guardar la documentación más importante de nuestra empresa de forma segura, accesible y editable desde cualquier dispositivo. Con la ventaja añadida de permitir una recuperación de la información ágil y eficaz, y una gestión del trabajo en equipo que nos evitará duplicidades y demás inconvenientes.

 

¿Has utilizado ya Google Drive en tu empresa? ¿Qué te parece respecto a sistemas de almacenamiento en la nube como Dropbox?

 

Descargas | Google Drive

Imagen |  mattcornock / Google Play

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