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 gestion del tiempo

Los días sólo tienen 24 horas, ¿qué le vamos a hacer?

Nos lamentamos pensando en lo fácil que sería nuestra vida si pudiéramos arañar algo más de tiempo, pero realmente no tenemos en cuenta que puede ser simplemente cuestión de organizarse mejor y priorizar tareas.

 

Establecer prioridades para tener una vida más fácil es posible, pero requiere que paremos un segundo y nos tomemos el tiempo necesario para planificarnos y establecer una estrategia de gestión del tiempo.

Hoy te proponemos algunas ideas para intentar que las horas del día te resulten lo más productivas posible y te dé tiempo a hacer todo lo que quieres, tanto en tu jornada laboral como en tu vida.

 

¿Cuáles son tus prioridades?

A lo largo del día hay muchas tareas que debemos realizar. ¿Cómo organizarnos priorizar tareaspara que nos dé tiempo a todo sin morir en el intento?

El primer paso, es ser realista a la hora de marcarnos objetivos, pues por muy bien que nos organicemos, todo tiene un límite y no somos superhéroes.

Partiendo de esa base, la clave será establecer prioridades, y para ello debemos aprender a distinguir entre las tareas y proyectos a realizar según su importancia para conseguir nuestros objetivos y la dedicación que nos va a requerir.

No todas las tareas son iguales, y por lo tanto no podemos tratar de abarcarlas igual. Por ejemplo, en nuestro trabajo solemos tener proyectos a medio plazo que son determinantes para nuestros resultados, pero también tareas rutinarias que debemos realizar y que apenas exigen esfuerzo creativo por nuestra parte, o urgencias e imprevistos que se presentan de repente y debemos resolver, entre otros.

El problema, generalmente, es que si no somos conscientes de nuestro orden de prioridades dejaremos que los imprevistos nos desvíen constantemente de los proyectos importantes, que son los realmente esenciales para conseguir nuestros objetivos. Y la consecuencia será que tendremos la sensación de estar trabajando sin parar pero no notaremos avance en los proyectos que realmente importan.

 

Cómo organizar tus prioridades en el trabajo

La clave para organizar nuestras prioridades en el trabajo, como señalábamos, es saber distinguir las tareas e identificarlas según lo que nos piden y lo que nos aportan.

Una vez tenemos claras cuáles son las verdaderamente importantes para nuestros objetivos generales, habremos de darles un lugar privilegiado al planificar nuestro tiempo para evitar por todos los medios que otros asuntos “urgentes” nos desvíen de esas tareas “importantes”.

Clasificar las tareas nos facilitará también el poder delegar aquellas partes que requieran menos nuestra atención, como tareas rutinarias que nos restan tiempo pero apenas nos aportan de cara a los objetivos globales.

GTDOtro punto que nos ayudará a tener más productividad será ser ordenados, ya que nos ayudará a saber dónde localizar cada cosa y evitar pérdidas de tiempo innecesarias en la búsqueda de información.

Podemos utilizar aplicaciones de gestión de tareas para ayudarnos, como por ejemplo Wunderlist  o Evernote. El abanico es amplísimo, prueba y decide cuál es la que mejor se adapta a ti, o quizás incluso una simple agenda cubra tus necesidades.

En el entorno laboral, especialmente si realizamos trabajo en equipo, es básico mantener una correcta comunicación para que cada uno pueda planificarse y que su gestión del tiempo sea lo más eficaz posible. Definir objetivos, dividir los grandes proyectos en fases, y cada una de ellas en partes más concretas y abarcables, identificar las tareas, sus plazos y responsables de realizarlas, es fundamental para que el engranaje fluya adecuadamente y todos sepan qué hacer. Para ello, podemos apoyarnos en gestores de tareas como Asana, Zendone, MS Project, o Google Calendar.

Como consejos finales, recordarte la importancia de gestionar adecuadamente los ladrones de tiempo, como las redes sociales (5 Apps contra la pérdida de tiempo en redes sociales (y demás sitios de perdición)) o el correo electrónico (Dejar tu bandeja de correo a cero y otros placeres de la vida).

Y, por supuesto, buscar la eficacia, es decir, hacer lo importante de forma ágil y después ir puliendo los detalles, ya que si tratamos de buscar la perfección desde el principio ralentizaremos la realización de la tarea.

 

¿Te da tiempo a hacer todo lo que te propones? ¿Con qué problemas te encuentras a la hora de establecer prioridades y gestionar tu tiempo?

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Imagen | 铁蛋骑士/ fzurell / Rob Blatt

En Digiworks | Cómo optimizar tu tiempo en el trabajo para ser más productivo

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